Manajemen Proyek yang Efisien dan Efektif Bersama Tomps

Halo teman-teman! Bagi kalian yang bekerja dibidang konstruksi, pasti pernah mengerjakan proyek yang dikerjakan bersama tim, bukan? Sebab pengerjaan proyek konstruksi harus melibatkan banyak orang agar tercapainya target dengan baik. Pengerjaan proyek seperti itu, tentu saja membutuhkan manajemen proyek yang baik untuk menghindari sesuatu yang tidak diinginkan. Bagi kalian yang awam tentang manajemen proyek, mungkin akan kebingungan untuk menjalankan setiap tahapan proyek tersebut. Jangankan menjalankannya, mendengarnya saja sudah sangat membingungkan. Tapi jangan khawatir, tidak ada kata terlambat untuk belajar. Pada artikel ini, akan dijelaskan tentang manajemen proyek secara lengkap dan alat pendukung seperti Aplikasi Manajemen Proyek yang bisa kalian gunakan untuk mempermudah proses pengerjaan proyek.

Mengenal tentang Proyek dan Manajemen Proyek

Sebuah pekerjaan yang direncanakan dan memiliki sasaran/tujuan khusus sehingga dapat diselesaikan secara tegas pada waktu tertentu disebut dengan Proyek. Biasanya, proyek akan dikerjakan oleh beberapa orang dan unsur-unsur lain seperti vendor, partner, dan sebagainya. Menurut Dipohusodo (1995) menyatakan bahwa proyek adalah suatu upaya mengerahkan sumber daya yang tersedia dan diorganisasikan agar mencapai tujuan, sasaran dan harapan tertentu yang harus diselesaikan pada waktu tertentu sesuai kesepakatan. Suatu proyek akan memiliki karakteristik tertentu agar dapat dibedakan dengan proyek lainnya. Menurut Larson yang diterjemahkan oleh Dimyati dan Nurjanah (2014), karakteristik utama dari sebuah proyek adalah sebagai berikut:

  1. Penetapan tujuan.
  2. Masa hidup yang terdefinisi mulai awal hingga akhir.
  3. Melibatkan beberapa departemen dan profesional.
  4. Melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya.
  5. Waktu, biaya dan kebutuhan yang spesifik.

Sedangkan menurut Malik (2020), menginformasikan bahwa suatu proyek memiliki produk akhir (output) berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari sumber daya (input). Dimana proses dari input menuju output tersebut dibatasi oleh waktu tertentu (terbatas) dengan biaya dan kualitas yang sudah disepakati sebelumnya (kontrak). Produk dari suatu proyek setidaknya harus memiliki salah satu dari nilai berikut: nilai ekonomi, nilai teknis, nilai sosial, dampak (impact), dan manfaat (benefit). Berdasarkan pemaparan di atas, dapat disimpulkan bahwa proyek memiliki ciri-ciri seperti berikut ini:

  • Sistem atau siklus.
  • Bersifat dinamis.
  • Hanya ada satu kali kegiatan tanpa berulang untuk kegiatan sejenis.
  • Dibatasi oleh waktu, biaya, dan kualitas tertentu.
  • Memiliki banyak aktivitas yang saling terkait.
  • Melibatkan banyak ragam sumber daya, keahlian, keterampilan, dan teknologi.
  • Dipengaruhi oleh faktor lingkungan.

Selain memiliki karakteristik dan ciri-ciri tertentu, sebuah proyek juga dapat dikelompokan menjadi beberapa jenis. Menurut Soeharto (1999), ada tujuh jenis proyek yang dapat dikerjakan, yaitu:

  1. Proyek Engineering-Konstruksi
  2. Proyek Engineering-Manufaktur
  3. Proyek Penelitian dan Pengembangan
  4. Proyek Pelayanan Manajemen
  5. Proyek Kapital
  6. Proyek Radio-Telekomunikasi
  7. Proyek Konservasi Bio-Diversity

Sebuah proyek memiliki perputaran hidup yang disebut dengan Siklus Hidup Proyek. Ada empat tahap dalam siklus hidup proyek yaitu: Tahap Inisiasi, Tahap Perencanaan, Tahap Eksekusi, dan Tahap Penutupan. Lalu apa arti dari empat tahap tersebut? Berikut penjelasan dari masing-masing tahap dalam siklus hidup proyek.

1. Tahap Inisiasi / Initiation
Tahap ini terjadi ketika sebuah proyek sudah disepakati oleh unsur-unsur yang memiliki kepentingan. Pada tahap inisiasi, akan dilakukan identifikasi masalah dan solusi yang paling tepat untuk direkomendasikan. Jika solusi sudah berhasil ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk lalu membentuk tim untuk menyelesaikan proyek tersebut.

2. Tahap Perencanaan / Planning
Pada tahap ini, sebuah dokumen proyek akan dibuat. Nantinya dokumen ini akan dijadikan panduan oleh tim untuk mengerjakan tugas-tugas proyek. Adapun dokumen yang harus dibuat antara lain adalah site plan, financial plan, resource plan, acceptance plan, risk plan, procurement plan, communication plan, contract supplier dan perform phare review.

3. Tahap Eksekusi / Execution
Setelah tim dibentuk dan dokumen perencanaan sudah dibuat, maka tahap selanjutnya adalah eksekusi proyek. Pada tahap ini, tujuan atau target proyek secara fisik akan dibangun. Selain pengerjaan secara fisik, pada tahap eksekusi juga dibarengi dengan proses manajemen lain seperti memantau dan mengontrol proses pengerjaan proyek agar mendapatkan hasil akhir yang baik.

4. Tahap Penutupan / Closure
Pada tahap ini, proses pengerjaan proyek telah selesai dan hasil akhir sudah tercapai. Langkah selanjutnya adalah menyerahkan dokumen hasil akhir dari pengerjaan proyek kepada pelanggan. Kontrak dengan supplier diakhiri dan tim proyek dibubarkan. Semua stakeholder diberi laporan hasil akhir proyek dan diberi tahu bahwa proyek sudah selesai. Pada tahap ini juga dilakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mengambil pelajaran agar pengerjaan proyek di masa mendatang bisa lebih baik lagi.

Siklus Hidup Proyek
Siklus Hidup Proyek
Sumber: idebebas.com

Perlu diketahui bahwa, mungkin beberapa proyek tidak mengikuti tahapan terstruktur seperti di atas. Terkadang ada beberapa tahap yang dilewati, dan terkadang juga ada beberapa tahap yang dilakukan sebanyak dua kali. Semua itu kembali lagi pada kebutuhan, situasi dan kondisi.

Sebuah proyek harus dilakukan dengan perhitungan yang teliti agar tidak terjadi fraud/penyimpangan dalam pengerjaannya. Sehingga dibutuhkan suatu manajemen yang baik agar proyek yang dikerjakan dapat berjalan dengan lancar. Secara umum, manajemen dapat diartikan sebagai cara atau metode untuk mencapai suatu tujuan dengan efektif dan efisien dari sisi sumber daya. Sedangkan jenis manajemen yang diterapkan dalam pengerjaan proyek disebut dengan Manajemen Proyek.

Manajemen proyek adalah cara/metode yang diterapkan dalam mengerjakan sebuah proyek agar terciptanya suatu proses yang efektif dan efisien, sehingga dapat menghemat sumber daya, waktu, dan proses pengerjaan. Meskipun demikian, namun halangan atau masalah pasti selalu ada. Sehingga seorang manajer proyek harus bisa melakukan improvisasi tanpa melenceng dari dokumen perencanaan proyek.

Ada berbagai kemungkinan masalah yang akan terjadi saat mengerjakan sebuah proyek. Di sinilah kerjasama tim dan integritas individu akan diuji. Jika berhasil melewati masalah tersebut, maka proyek akan berjalan sesuai harapan. Namun jika tidak, maka proyek yang dikerjakan akan berpotensi mengalami kegagalan. Berdasarkan website resmi Microsoft, terdapat enam alasan atau masalah yang dapat menggagalkan rencana proyek, yaitu sebagai berikut:

  1. Metode yang tidak dinamis.
  2. Solusi perangkat lunak yang standar.
  3. Pengelolaan tim virtual yang tidak efektif.
  4. Dukungan Eksekutif yang lemah.
  5. Tidak selaras dengan tujuan dan strategi organisasi.
  6. Hambatan komunikasi.

Setiap masalah, pasti ada solusinya. Begitupun dengan masalah yang sering terjadi pada manajemen proyek ini. Idebebas.com ingin membagikan beberapa solusi yang dapat digunakan untuk mencegah atau menyelesaikan masalah dalam proses manajemen proyek, yang terbagi kedalam tiga cara berikut.

1. Perencanaan yang Matang
Sebuah proyek akan dilaksanakan dengan baik dan minim terjadi masalah jika direncanakan dengan matang. Sebab perencanaan ini mencakup berbagai hal termasuk kemungkinan masalah yang akan dihadapi. Dengan kata lain, perencanaan akan memperhitungkan sebuah solusi jika ada kendala yang tidak terduga. Oleh sebab itu, rencanakanlah sebuah proyek dengan matang agar bisa menghadapi semua masalah yang terjadi.

2. Pilih Sumber Daya yang Memadai
Sumber daya yang dimaksud bukan hanya terbatas pada sumber daya manusia saja, tapi juga mencakup semua aspek sumber daya yang dibutuhkan dalam sebuah proyek. Salah satunya adalah sumber daya dari segi listrik, internet, aplikasi, dan sebagainya. Hal ini perlu diperhatikan agar nantinya, potensi masalah yang disebabkan oleh sumber daya dapat diminimalisir (tidak kekurangan sumber daya).

3. Tingkatkan Kemampuan Pengorganisasian
Kemampuan pengorganisasian seorang manajer atau pemimpin proyek sangat berpengaruh terhadap tingkat keberhasilan dari proyek yang sedang dikerjakan. Walaupun perencanaan dan sumber daya yang dibutuhkan sudah terpenuhi, namun jika kemampuan pengorganisasian yang dimiliki oleh pemimpin proyek kurang baik, maka hal tersebut akan berpotensi menimbulkan masalah dan mempengaruhi hasil akhir dari sebuah proyek. Oleh sebab itu, kemampuan pengorganisasian mutlak harus dimiliki oleh pemimpin proyek.

Mengenal Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, bahwa melakukan manajemen proyek akan sangat kompleks dan melelahkan. Apalagi jika tahapan proyek dari mulai inisiasi hingga penutupan dilakukan secara tradisional, pasti akan membutuhkan tenaga ekstra. Coba bayangkan jika kamu melakukan manajemen proyek dengan cara tradisional. Mulai dari survey langsung ke lapangan, mencetak dokumen dan memisahkannya pada map, membuat laporan pada spreadsheet serta menghubungi orang lapangan untuk menanyakan progress pengerjaan proyek. Sangat tidak efisien dan tidak efektif, bukan? Belum lagi dengan potensi dampak buruk yang akan ditimbulkan seperti penjadwalan yang berantakan, laporan yang tidak akurat, terjadi fraud yang akan membuat biaya menjadi bertambah, serta komunikasi yang buruk sehingga mempengaruhi kinerja tim. Lalu bagaimana solusinya?

Melihat hal ini, Tomps.id kemudian hadir untuk membantu efisiensi dan efektivitas kegiatan manajemen proyek yang dikenal kompleks dan melelahkan. Caranya, dengan maju sebagai aplikasi manajemen proyek konstruksi yang sudah banyak dipercaya berbagai pengembang di Indonesia.

Tomps.id
Aplikasi Manajemen Proyek Tomps
Aplikasi Manajemen Proyek Tomps
Sumber: tomps.id

All in One! Semua masalah yang dimiliki oleh cara tradisional dalam menjalankan manajemen proyek dapat diatasi hanya dengan satu aplikasi, yaitu Tomps.id, mantap! Sebenarnya, apa sih Tomps itu?

Tomps adalah tools aplikasi manajemen proyek berbasis aplikasi mobile dan web yang hadir karena kebutuhan akan kualitas, efektivitas, serta kecepatan monitoring progres proyek pembangunan di lapangan. Tomps mengedepankan efisiensi dalam pengelolaan proyek melalui supervisi online yang dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.

Tomps.id

Tomps merupakan produk digital dari PT Telekomunikasi Indonesia (Telkom) yang bertujuan untuk menciptakan impactful project management ecosystem di Indonesia guna memaksimalkan peluang dan potensi yang ada. Kedepannya Tomps ingin mendekatkan jarak dan hubungan para project stakeholder dan vendor melalui easy mobility service, serta menjadi solusi manajemen proyek terdepan di Indonesia.

Baca Juga:  Bayar Zakat Online Mudah! Ini Hukumnya dalam Islam

Fitur Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Dalam mewujudkan tujuannya, Tomps mempersiapkan dirinya dengan fitur-fitur yang sangat bermanfaat dan memudahkan pengguna. Fitur tersebut dikemas dengan sangat cantik dan friendly sehingga tidak membingungkan para penggunanya. Berikut ini adalah empat fitur utama yang ditawarkan oleh Tomps.

1. DASHBOARD
Fitur all in one yang ada pada dashboard Tomps akan membuat anda lebih mudah dalam melihat reporting keseluruhan proyek yang sedang dikelola dengan sangat cepat. Ada berbagai informasi yang tersusun dengan rapi di halaman dashboard Tomps, antara lain jadwal penyelesaian, nilai anggaran proyek, persebaran lokasi proyek, target dan realisasi Berita Acara Serah Terima (BAST), hingga jumlah user yang aktif.

Dashboard Tomps
Dashboard Tomps
Sumber: tomps.id

2. PROJECT
Anda bisa membuat proyek dan merencanakan waktu penyelesaiannya sesuai kesepakatan bersama dari para pelaksana proyek. Selain itu, anda juga bisa mengundang stakeholder untuk berkolaborasi dalam tools manajemen proyek Tomps. Atur juga parameter proyeknya dan tentukan tanggal jatuh tempo dengan tenggang waktu yang telah direncanakan. Setelah proyek dibuat, anda bisa melakukan project control dan project tracking dengan mudah. Anda juga dapat melihat status proyek yang sedang dikerjakan, apakah dalam status initial, in-progress, atau closing.

Proyek Tomps
Proyek Tomps
Sumber: tomps.id

3. REPORT
Hanya dalam satu langkah, anda sudah bisa melihat semua status proyek yang sedang dikerjakan melalui software manajemen proyek Tomps. Bukan hanya itu, tersedia juga data yang detail, transparan, dan real-time untuk kegiatan melacak data, perkembangan risiko, masalah, dan perubahan pada proyek. Jelas, hal ini sangat membantu anda daripada menggunakan cara tradisional. Bayangkan saja bagaimana ribetnya.

Report Tomps
Report Tomps
Sumber: tomps.id

4. PROJECT COST
Tomps mampu mengelola proyek anda dengan baik sehingga bisa menghindari peluang cost overrun. Selain itu, Tomps juga dapat memberikan efisiensi pada ruang penyimpanan spreadsheet anda yang cepat penuh dengan digantikan fitur unlimited On-Cloud. Pilihan On-Premise yang dapat anda nikmati akan memberikan tuas kelola dan keamanan penuh pada seluruh data proyek yang anda miliki.

Biaya Proyek Tomps
Biaya Proyek Tomps
Sumber: tomps.id

Selain memiliki empat fitur utama seperti di atas, Tomps juga memiliki fitur-fitur lain yang menarik. Fitur ini dapat digunakan untuk mengelola proyek secara end to end, mulai dari tahap inisiasi hingga penutupan. Berikut ini adalah beberapa fitur menarik yang dapat anda rasakan.

+ Project Scheduling, Planner, and Completion.
+ Project Tracking.
+ Project Cost.
+ Project Appraisal.
+ Document & Evidence Repository.
+ Unlimited Cloud.
+ Role Access Management.
+ Vendors Performance Report.
+ Automatic Project Report.
+ Gantt Chart & S-Curve.
+ Geo-Map Tagging & Visualization.
+ API Integration.
+ Customization-Friendly.

Manfaat Tomps yang Bisa Anda Rasakan

Seperti yang diketahui bahwa Tomps memiliki banyak manfaat yang dapat anda rasakan. Semua itu akan anda dapatkan dengan mudah melalui aplikasi Tomps yang bisa di download pada google play store atau melalui websitenya langsung. Lalu apa saja manfaat yang diberikan oleh Tomps? Setidaknya ada enam manfaat, yaitu sebagai berikut.

  • Manajemen Proyek
    Tomps dapat memberikan anda kemudahan untuk melakukan manajemen proyek di lapangan hanya dengan satu aplikasi. Anda akan dengan mudah mengatur penjadwalan, perencanaan dan realisasi, hingga data investasi proyek. Memang aplikasi manajemen proyek yang sangat sempurna dengan sistem all in one!
  • Manajemen Inventaris
    Selain dapat digunakan untuk manajemen proyek, Tomps juga menyediakan fitur untuk manajemen inventaris. Sehingga anda akan dengan mudah melakukan monitoring laporan standard inventory, kegiatan logistik, hingga penggunaan material proyek di lapangan.
  • Penyimpanan Dokumen Digital
    Simpan data eviden anda pada sistem penyimpanan digital Tomps, sehingga data tersebut akan dijaga dengan aman. Selain itu, anda juga akan mendapatkan kemudahan dalam mengunggah dan mengunduh data yang ada pada penyimpanan Tomps ini.
  • Meminimalisir Penyimpangan (Fraud)
    Buang rasa khawatir anda akan peluang terjadinya penyimpangan (fraud). Sebab, Tomps hadir dengan sistem manajemen proyek yang sangat transparan sehingga dapat mencegah terjadinya hal yang tidak diinginkan. Dengan begitu, proyek anda akan terhindar dari fraud yang bisa menyebabkan kerugian.
  • Monitoring Secara Real-Time
    Semua proses yang ada di dalam Tomps dilakukan secara online dan bisa diakses dengan mudah oleh pengguna. Selain itu, sistem monitoring secara real-time juga memudahkan anda dalam memantau perkembangan penyelesaian proyek. Kapanpun dan dimanapun anda berada, pemantauan proyek bisa dilakukan.
  • Efisiensi Sumber Daya
    Bisa dikatakan bahwa ini adalah manfaat sekaligus tujuan dari aplikasi manajemen proyek Tomps. Pada dasarnya Tomps ingin membuat proyek yang anda kerjakan menjadi efisien dan optimalisasi biaya proyek. Hal ini akan meningkatkan keuntungan bagi anda dan mengurangi resiko kekurangan biaya.

Kelebihan Tomps sebagai Aplikasi Manajemen Proyek yang Handal

Selain memberikan banyak manfaat untuk anda, Tomps juga memiliki kelebihan yang sangat membantu dalam proses manajemen proyek. Kelebihan yang ditawarkan oleh Tomps akan merubah pemikiran anda terhadap biaya aplikasi untuk manajemen proyek. Sebab, dengan kelebihan ini anda bisa mendapatkan kemudahan dan efisiensi untuk mencapai target. Sehingga anda tidak akan memikirkan anggaran biaya aplikasi yang menurut anda tidak penting. Setelah melihat kelebihan Tomps berikut ini, apakah anda masih menganggap bahwa anggaran untuk aplikasi manajemen proyek itu tidak penting? Silahkan simak beberapa kelebihan dari Tomps berikut ini.

Kelebihan Tomps
Kelebihan Tomps
Sumber: tomps.id
  1. Securing Capex
    Proyek yang anda kerjakan berpotensi menghabiskan waktu dan biaya yang tak terduga, namun dengan menggunakan smart-features dari Tomps akan membuat peluang penghematan yang cukup nyata.
  2. Opportunity Loss and Profit
    Jika anda berani mencoba aplikasi manajemen proyek Tomps, minimal anda sudah mendapatkan dua kelebihannya. Kelebihan yang pertama, anda dapat meminimalisir peluang loss. Kelebihan yang kedua, anda dapat memaksimalkan efisiensi dan profit.
  3. Customization by Operating Model
    Tampilan Tomps sangat user-friendly sehingga dapat dikustomisasi untuk memaksimalkan user experience. Kustomisasi tersebut dapat anda lakukan pada tahapan dan sub-tahapan di dalam proyek, sehingga memudahkan anda dalam melakukan monitoring dan reporting kemajuan proyek.
  4. On-Cloud and On-Premise
    Sebuah sistem tempat penyimpanan yang akan memudahkan anda dalam menyimpan, mengunduh, dan mengunggah data proyek. Pengelolaan data proyek secara On-Cloud and On-Premise dapat mengurangi masalah penyimpanan online spreadsheet yang terbatas dan dokumen proyek yang berceceran.

Hanya Ada 3 Tahap untuk Mengelola Proyek dengan Tomps, Mudah!

Aplikasi manajemen proyek Tomps benar-benar mudah untuk digunakan. Hanya dengan 3 (tiga) tahap saja, anda sudah dapat mengelola proyek yang sedang dikerjakan. Memang aplikasi yang sangat membantu dalam mengelola sekaligus meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Lalu apa saja tahap untuk mengelola proyek di Tomps? Silahkan ikuti tiga tahap berikut.

1. Entry Project Data
Tahap pertama, anda bisa merencankan proyek dan menginisiasikannya dalam sistem Tomps. Ada beberapa hal yang bisa anda setting pada tahap ini, antara lain: work-unit template, scheduling, budget plan, alur pengerjaan approval, pembagian tim, hak akses data, dan lain sebagainya.

2. Update Status & Evidence
Tahap kedua, semua bentuk perubahan status proyek dan proses pengerjaan di lapangan dapat dilaporkan dengan mudah hanya dengan smartphone melalui aplikasi Tomps. Selain itu, anda juga dapat melihat jadwal dan detail pekerjaan selanjutnya yang harus anda lakukan.

3. Review and Report
Tahap ketiga, proses penyusunan serta melihat review & report proyek saat ini dapat dilakukan dengan mudah. Anda bisa melaporkan berbagai jenis report pada stakeholder dengan menggunakan Smart Project Management System milik Tomps. Report tersebut meliputi General Report, Summary Report, Project Team Performance, PO Report, Issue Report, Gantt Chart, hingga S-Curve. Sistem akan membuat report tersebut secara otomatis, transparan, dan real-time sesuai progres di lapangan.

Lomba Blog Tomps

Referensi

https://tomps.id/
https://tomps.id/software-manajemen-proyek-tomps-coba-gratis-sekarang/
https://tomps.id/aplikasi-manajemen-proyek-tomps-efisiensi-waktu-lebih-dari-80/
https://tomps.id/tomps-aplikasi-manajemen-proyek-konstruksi-sampai-agribisnis/
https://tomps.id/6-manfaat-aplikasi-manajemen-proyek-tomps-cepat-real-time-transparan/
https://tomps.id/all-in-one-tomps-aplikasi-manajemen-proyek-konstruksi/
https://kbbi.kemdikbud.go.id/
http://eprints.umm.ac.id/36034/3/jiptummpp-gdl-rahmasetia-50358-3-babii.pdf
http://repository.untag-sby.ac.id/1219/2/BAB%20II.pdf
https://www.microsoft.com/id-id/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/the-6-not-so-obvious-reasons-a-project-plan-fails

Tinggalkan komentar